РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ ПОСЕЛКА ОЛЫМСКИЙ

КАСТОРЕНСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 28.11.2016 года     № 221

п.Олымский

     В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Положением «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 года №125-ФЗ (с изменениями от 23 мая 2016 года), на основании Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015г. №526 «Об утверждении  Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,  Администрация поселка Олымский Касторенского района Курской области   ПОСТАНОВЛЯЕТ:

  1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации поселка Олымский  Касторенского района Курской области.

  2. Постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава поселка Олымский                                                    П.И.Батраков

                                                                                                    Приложение

                                                                                 к постановлению главы администрации

                                                                                 поселка Олымский

                                                                                   от 28.11.2016г. № 221

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПОСЕЛКА ОЛЫМСКИЙ

КАСТОРЕНСКОГО КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

1. 1.     Общее положение

            Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом « Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ, законом Курской области «Об архивном деле в Курской области» от 30.11.2015 № 118-ЗКО, Основными правилами работы архивов организаций (М.,№526), Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия от 18.08.1992№176.

             Функции за ведение архива возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

            Архив создается в целях своевременной подготовки архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования в соответствии с настоящим Положением, подготовки к передаче документов, отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Курской области, на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив Курской области.

            В своей деятельности архив руководствуется законодательством Российской Федерации, федеральным и региональным законодательством об архивном деле и документационном  обеспечении управления, распорядительными документами отраслевого органа управления, приказами руководителя организации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела, органов местного самоуправления, соответствующего архива и настоящим Положением.

             Положение об архиве организации разрабатывается на основании типового положения и утверждается главой после одобрения экспертной комиссией и согласования  с начальником архивного отдела Администрации Касторенского района Курской области.

            Контроль за  деятельностью архива осуществляет глава муниципального образования.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива организации осуществляет архивный отдел Администрации Касторенского района Курской области.

1. 2.     Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством организации документы постоянного  хранения, образовавшиеся в деятельности организации, документы временного (свыше 10лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

2.2. Документы  постоянного хранения и по личному составу организаций- предшественником.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций, непосредственно подчиненных данной организации, в том числе и  ликвидированных.

2.4. Документы личного происхождения ведущих работников организации ( по заявлению собственника).

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива, фиксирующий состав, содержание и движение архивного фонда архива (описи дел и документов, в том числе переданные в соответствующий государственный или муниципальный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно- историческое значение и др.).

2.7. Информационные и учетные электронные базы данных архивных документов.

2.8. Печатные материалы, в том числе ведомственные издания,  дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно-справочной и иной работы архива.

2.9. Электронные документы (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты).

2.10. Кино-, фото-, фоно- и видео документы.

1. 3.     Задачи и функции архива

            3.1.Основными задачами архива являются:

            Комплектование документами, состав которых предусмотренных разделом 2 положения.

            Учет архивных документов и обеспечение сохранности документов.

            Создание научно-справочного аппарата к документам архива, в том числе автоматизированного.

            Участие в создании и ведение учетно-информационных и поисковых систем.

            Учет и розыск утраченных документов.

  3.2.    ЭК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела:

3.2.1. Организует и осуществляет использование документов:

-         информирует руководство организации и ее работников, а также другие организации о составе и содержании документов архива;

-         выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

-         исполняет запросы организаций и частных лиц, в том числе социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует по вопросам местонахождения документов, необходимых для ведения архивных справок;

-         использует документы в средствах массовой информации;

-         ведет учет и анализ использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.2. Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства, структурным подразделениям в работе с документами, в составлении номенклатуры дел.

3.2.3. Ежегодно представляет в соответствующий муниципальный архив в определенный срок « Паспорт архива», установленной формы.

3.2.4. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

3.2.5. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации.

1. 4.     Организация работы

4.1. Должностное лицо, ответственное за ведение архива администрации назначается распоряжением администрации.

Должностное лицо, ответственное за ведение архива, организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

4.2. При смене ответственного за ведения архива прием и передача документов и учётно-справочного аппарата к ним, а также помещения архива, инвентаря и оборудования производится по акту установленной форму.

1. 5.     Права и обязанности архива

5.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

-         контролировать выполнение установленных правил работы с документами работниками учреждений.

-         требовать от ответственных за ведение документов согласно должностной инструкции выполнения установленных правил оформления передаваемых документов и своевременной их передачи а архив.

-         вносить главе администрации предложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива, улучшения работы по оформлению документов, подготовке дел и документов на архивное хранение.

-         участвовать в мероприятиях, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела, соответствующим государственным или муниципальным архивом, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

5.2. При выполнении возложенных задач, ответственный за ведение архива обязан:

-         своевременно и качественно выполнять возложенные обязанности по ведению архива;

-         соблюдать установленные сроки выдачи запрашиваемой информации;

-         соблюдать установленный порядок доступа и выдачи запрашиваемой информации;

-         соблюдать установленные сроки предоставления установленной отчетности архивом.

6. Ответственность лица, ведущего архив

     Лицо, ответственное за архив, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством за:

6.1. Нарушение правил комплектования и учета документов.

6.2. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

6.3. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

6.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством РФ.

ОДОБРЕНО ЭК

Администрации поселка Олымский

Касторенского района Курской области

Протокол № 1

«28»_ноября_ 2016г.

СОГЛАСОВАНО

Начальником архивного отдела

Администрации Касторенского района

Курской области

_______________В.А.Плеханова